Interroger les données de son entreprise selon son métier

Le principe est le même partout : vous posez une question en français, l'outil cherche la réponse dans vos données. Ce qui change d'un métier à l'autre, c'est la donnée qui compte, le vocabulaire et le piège le plus fréquent. Un syndic interroge des procès-verbaux d'assemblée, un restaurant des tickets de caisse, un bureau d'études des notes de calcul. Cette page donne pour chaque métier un point de départ concret. Le site dédié à chaque métier va plus loin.

Ce que le guide de la DGE observe déjà

Dans son guide de novembre 2024, la direction générale des Entreprises (DGE) décrit plusieurs familles d'assistants qui répondent à partir des documents de l'entreprise :

• l'assistant juridique, qui s'appuie sur les contrats passés par l'entreprise ;
• l'assistant de recherche dans la documentation technique, cité pour la maintenance dans l'industrie et pour les bureaux d'études ;
• l'assistant commercial, qui s'appuie sur la description détaillée de chaque produit de l'offre ;
• l'assistant généraliste, qui s'appuie sur les e-mails, les plannings et les comptes rendus de réunion.

Dans chaque cas, le principe est celui de NL-Q : une base de documents propre à l'entreprise, et une question posée en langage courant.

Métiers du chiffre et du droit

• Experts-comptables : dossiers clients, écritures, pièces justificatives. Exemple : « Quels dossiers n'ont pas transmis leurs relevés bancaires de septembre ? ». Le piège : les libellés d'écritures saisis librement. NL-Q Experts-comptables
• Avocats : dossiers, conclusions, correspondances, modèles d'actes. Exemple : « Dans quels dossiers en cours une audience est-elle prévue avant fin décembre ? ». Le piège : l'organisation du secret professionnel, à régler avant de brancher un outil, selon les règles de votre profession. NL-Q Avocats
• Notaires : dossiers d'actes, pièces reçues, échéanciers. Exemple : « Quelles pièces manquent encore au dossier de la vente de la rue des Halles ? ». Le piège : des listes de pièces tenues à la main dans des documents différents. NL-Q Notaires
• Assurances : contrats, sinistres, échéances du portefeuille. Exemple : « Quels contrats arrivent à échéance le mois prochain sans relance envoyée ? ». Le piège : un même client présent sous deux orthographes. NL-Q Assurances

Immobilier et habitat

• Immobilier : mandats, biens, acquéreurs, visites, ventes. Exemple : « Quels acquéreurs cherchent un trois-pièces sous 300 000 € et n'ont pas été rappelés depuis un mois ? ». Le piège : des critères de recherche saisis en texte libre. NL-Q Immobilier
• Syndics : copropriétés, appels de charges, travaux, procès-verbaux d'assemblée. Exemple : « Quels travaux ont été votés en assemblée dans cette résidence depuis 2022 ? ». Le piège : des procès-verbaux scannés, donc à convertir en texte. NL-Q Syndics
• Bâtiment : chantiers, devis, achats, heures passées. Exemple : « Sur quels chantiers les heures dépassent-elles le devis ? ». Le piège : des heures notées par chantier sous des noms différents de ceux des devis. NL-Q BTP
• Bureaux d'études : notes de calcul, normes, affaires, plans. Exemple : « Dans quelles affaires a-t-on déjà traité un plancher de cette portée ? ». Le piège : des documents qui mêlent texte, schémas et tableaux, moins bien lus selon la DGE. NL-Q Bureaux d'études

Commerce, tourisme et restauration

• E-commerce : commandes, produits, clients, retours. Exemple : « Quels produits ont le plus de retours ce trimestre ? ». Le piège : des variantes d'un même produit comptées à part. NL-Q E-commerce
• Commerces de proximité : caisse, stocks, fournisseurs. Exemple : « Quels articles n'ont pas été vendus depuis huit semaines ? ». Le piège : des articles créés deux fois dans la caisse. NL-Q Commerces
• Restaurants : caisse, achats, fiches techniques, réservations. Exemple : « Quel plat a vu son coût matière augmenter le plus depuis le printemps ? ». Le piège : des fiches techniques pas mises à jour quand un fournisseur change ses prix. NL-Q Restaurants
• Hôtels : réservations, occupation, prix, avis. Exemple : « Quels mots reviennent dans les avis négatifs de cet été ? ». Le piège : des avis répartis sur plusieurs plateformes. NL-Q Hôtels
• Campings : réservations, emplacements, saison. Exemple : « Quels emplacements restent libres en juillet malgré la demande ? ». Le piège : un plan d'emplacements renuméroté d'une saison à l'autre. NL-Q Campings

Production, logistique et structures publiques ou associatives

• Industrie : production, qualité, maintenance. Exemple : « Quelles machines ont eu plus de trois arrêts non planifiés ce mois-ci ? ». Le piège : des causes d'arrêt notées en texte libre. NL-Q Industrie
• Transport : tournées, véhicules, livraisons. Exemple : « Quelles tournées cumulent le plus de livraisons en retard ? ». Le piège : des heures de livraison sans fuseau ni format commun. NL-Q Transport
• Associations : adhérents, dons, subventions, bénévoles. Exemple : « Quels adhérents n'ont pas renouvelé leur cotisation cette année ? ». Le piège : des fichiers d'adhérents tenus par plusieurs bénévoles. NL-Q Associations
• Collectivités : délibérations, arrêtés, marchés, demandes des habitants. Exemple : « Quelles délibérations ont porté sur la voirie depuis le début du mandat ? ». Le piège : des documents anciens disponibles seulement en scan. NL-Q Collectivités
• Organismes de formation : sessions, stagiaires, émargements, évaluations. Exemple : « Quelles sessions n'ont pas encore leurs évaluations de fin de formation ? ». Le piège : une session enregistrée sous des intitulés différents. NL-Q Organismes de formation

Les exemples ci-dessus sont illustratifs. Ils montrent la forme d'une bonne question, pas les données d'une entreprise réelle.

Le vocabulaire de votre métier

Chaque métier a ses mots : « lot », « tantième », « couvert », « nuitée », « bon de livraison ». Un outil ne les comprend que s'ils figurent dans vos données ou s'ils ont été définis. L'éditeur Qlik recommande de définir les indicateurs et les termes métier en un seul endroit, faute de quoi les réponses deviennent incohérentes. En pratique, écrivez sur une page ce que veulent dire vos mots clés, par exemple « un client actif est un client qui a commandé dans les douze derniers mois », et gardez-la à côté de vos données.

Pour passer à l'action, voyez les exemples de questions classés par donnée, puis la méthode pour vérifier une réponse.